Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit diesem Supportportal ist:

RH Systemtechnik
Inhaber: Reinhard Hopp
Trettachstr. 5
86163 Augsburg
Deutschland

2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Die Verarbeitung erfolgt, soweit dies zur Bereitstellung des Supportportals, zur Bearbeitung von Supportanfragen, zur Erfüllung vertraglicher oder vorvertraglicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

3. Aufruf des Supportportals und Server-Logdateien

Beim Aufruf des Supportportals können technisch erforderliche Daten verarbeitet und in Server-Logdateien gespeichert werden. Dazu gehören insbesondere:

IP-Adresse des zugreifenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Adresse und angeforderte Ressource
HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge
Referrer-Adresse, sofern übermittelt
Informationen zum verwendeten Browser und Betriebssystem

Die Verarbeitung dient dem sicheren und stabilen Betrieb des Portals, der Fehleranalyse sowie der Erkennung und Abwehr technischer Angriffe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb des Supportportals.

Die Apache-Webserver-Logs werden täglich rotiert. Die konfigurierte Aufbewahrung umfasst 14 Rotationen. Die tatsächliche Speicherdauer hängt vom Zeitpunkt der Rotation und der jeweiligen Logdatei ab.

4. Kundenkonten und Anmeldung

Für die Nutzung bestimmter Funktionen des Supportportals kann ein Kundenkonto erforderlich sein.

Dabei verarbeiten wir insbesondere folgende Daten, soweit diese angegeben oder technisch benötigt werden:

Name und E-Mail-Adresse
gegebenenfalls Unternehmenszugehörigkeit
Anmelde- und Kontodaten
Zuordnung zu Supportanfragen
technische Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung und Nutzung

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Kundenkontos und zur Verwaltung der Supportkommunikation.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Im Übrigen kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, insbesondere zur geordneten Bearbeitung von Supportanfragen und zur sicheren Verwaltung des Portals.

5. Supportanfragen und Kommunikation

Wenn Sie über das Portal ein Supportticket erstellen oder auf eine Supportanfrage antworten, verarbeiten wir die dabei übermittelten Daten. Dazu gehören insbesondere:

Name und Kontaktdaten
Betreff und Inhalt der Anfrage
Nachrichten und Antworten
Anhänge und übermittelte Dokumente
Status, Bearbeitungsvermerke und Zeitpunkte der Bearbeitung
Zuordnung zu einem Kundenkonto oder Unternehmen

Die Daten werden verarbeitet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Rückfragen zu beantworten, die Kommunikation nachvollziehbar zu dokumentieren und gegebenenfalls Ansprüche klären zu können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung gegebenenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer nachvollziehbaren und effizienten Bearbeitung von Supportfällen.

Bitte übermitteln Sie nur solche personenbezogenen Daten, die für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind.

6. Kommunikation per E-Mail

Supportanfragen können auch per E-Mail eingehen oder im Rahmen der Ticketbearbeitung per E-Mail beantwortet werden.

Dabei verarbeiten wir die übermittelten Nachrichten, Absender- und Empfängeradressen sowie gegebenenfalls enthaltene Anhänge und weitere Kommunikationsdaten. Eingehende Nachrichten können automatisiert in das Ticketsystem übernommen werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Supportanfrage und zur damit verbundenen Kommunikation. Als Rechtsgrundlage dienen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit ein Vertragsverhältnis oder vorvertragliche Maßnahmen betroffen sind, beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung und Dokumentation sonstiger Supportanliegen erforderlich ist.

Für den E-Mail-Dienst wird United Domains genutzt. Die jeweils einschlägigen Datenschutzinformationen des Dienstleisters sind ergänzend zu beachten.

7. Cookies und technisch erforderliche Speicherung

Das Supportportal kann technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speichertechniken einsetzen, insbesondere um Sitzungen zu verwalten, Anmeldungen zu ermöglichen und die Funktionsfähigkeit des Portals sicherzustellen.

Soweit solche Speichertechniken ausschließlich für die Übertragung einer Nachricht über ein öffentliches Telekommunikationsnetz oder für einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst unbedingt erforderlich sind, ist nach Maßgabe des § 25 Abs. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.

Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.

Nicht notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechniken dürfen nur eingesetzt werden, wenn die dafür erforderlichen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Sollten solche Techniken verwendet werden, werden die erforderlichen Informationen und gegebenenfalls Einwilligungsmöglichkeiten bereitgestellt.

8. Empfänger und technische Dienstleister

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für den Betrieb des Supportportals, die Bearbeitung von Supportanfragen, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder die Wahrung berechtigter Interessen erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Technische Dienstleister können insbesondere im Zusammenhang mit dem Betrieb der IT-Infrastruktur, der Domainverwaltung und dem E-Mail-Dienst beteiligt sein.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden die hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen berücksichtigt. Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht, sofern hierfür keine gesonderte Rechtsgrundlage besteht.

9. Speicherung und Löschung von Daten

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten beziehungsweise andere rechtliche Gründe eine weitere Speicherung erfordern.

Aufbewahrung von Supporttickets

Geschlossene Supporttickets werden grundsätzlich für zwei Jahre nach Abschluss des jeweiligen Vorgangs gespeichert. Die Speicherung dient der Nachvollziehbarkeit von Supportleistungen, der Bearbeitung späterer Rückfragen und der Klärung möglicher Ansprüche.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, können die betreffenden Daten darüber hinaus aufbewahrt werden. Nach Wegfall des jeweiligen Speicherzwecks werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Für Server-Logs, Kundenkonten, E-Mail-Kopien und Sicherungskopien können abweichende Speicherfristen gelten, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff und sonstigen unzulässigen Verarbeitungen zu schützen.

Der Zugriff auf Supportdaten ist auf die dafür berechtigten Personen beschränkt. Eine absolute Sicherheit der Datenübertragung über das Internet kann jedoch nicht gewährleistet werden.

11. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO)

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die unter Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten wenden. Zur Bearbeitung Ihres Anliegens kann eine angemessene Identitätsprüfung erforderlich sein.

12. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Für Bayern ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) zuständig. Die Beschwerde kann grundsätzlich auch bei einer anderen nach Art. 77 DSGVO zuständigen Aufsichtsbehörde eingereicht werden.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Datenverarbeitung, die technischen Funktionen des Supportportals oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils im Portal veröffentlichte Fassung.